在席管理のおすすめ運用方法！

在席管理には様々な運用方法があります。大型ディスプレイをオフィス内に設置して在席状況を共有したり、タッチパネルディスプレイをオフィスの入口に設置して内勤・外出の際に操作したり、自席のＰＣを使ってブラウザで操作したり、スマホを使って外出先から在席管理にアクセスしたり、といった使い方ができます。
今回は、それぞれの使い方の特徴についてお話します。
在席管理の導入を検討されている方の参考になれば幸いです。

「大型ディスプレイ」で在席状況を共有

これまでのホワイトボード行動予定表を利用してきた企業が、オフィスの壁に大型ディスプレイを設置するといった事が増えています。これは、従来の使い方と大きく変わらないため違和感なくデジタル化できるためのようです。
しかし、そうは言っても全く同じ使い方という訳にはいきません。大型ディスプレイはあくまで表示専用になりますので、従来のホワイトボードのように直接在席状況を記入するという訳にはいきません。在席状況の記入は、ＰＣやスマホ、タブレット等の入力機器が必要になります。

また、壁に大型ディスプレイを設置する場合には、大型ディスプレイの重量を踏まえたうえで、設置方法を検討します。専用のスタンドを使ったり、壁掛用の設置器具を使って設置することになると思いますが、重量によっては壁の剛性を十分に検討する必要がありますので、そのあたりは専門業者などへ相談すると良いでしょう。

大型ディスプレイの設置には他にどのような機器が必要になるのでしょうか。よくある構成としては大型ディスプレイにＰＣを接続し、モニターとして表示する方法があります。この場合の構成は

• • • 大型ディスプレイ
    • デスクトップＰＣまたはノートＰＣ
    • 接続用のＨＤＭＩケーブル

になります。

「タッチパネルディスプレイ」をオフィス入口に設置で入力漏れを防ぐ

出退勤・外出・帰社時に忘れずに操作をしたいという場合には、オフィスの入口付近の目立つ場所にタッチパネルディスプレイを設置するのがおすすめです。
なかでもタブレットは、Wi-Fi接続も簡単なので電源と設置用スタンドを用意すれば手軽に設置することができます。オフィスの入口付近に設置しておけば、外出時や帰社時といった在席状況が変わるタイミングでタブレットやタッチパネルディスプレイが目に入りますので、自然と入力漏れを防ぐことができます。

ただし、オフィス入口付近に設置する場合には、情報漏洩の観点から来客者の目に触れないように配慮する必要があります。

「自席ＰＣ」でいつでも在席状況を確認

普段からＰＣを使って仕事をしているのであれば、ＰＣから在席管理を利用するのが一番使い勝手が良いでしょう。

Edgeをお使いであればお気に入りに登録しておくのも良いですが、在席管理アプリは頻繁に利用するアプリですから、お気に入りバーに登録しておくと在席状況を確認したいとき、すぐに呼びだすことができるので、とてもおすすめです。
在席状況のグループを変更したり、特定のユーザーを検索したり、操作性はなんといってもＰＣが一番でしょう。

外出先では「スマートフォン」で入力

スマートフォンを利用する利点は、なんといっても外出中に在席状況が確認できたり、入力できたりすることです。

普段は、外出するときに社内に設置された在席管理を操作して行先などを入力すると思いますが、急いで外出するときなどは何かと忘れがちになるものです。外出した後に「行き先を入力し忘れた！」と気づいたとき、手持ちのスマートフォンから行き先が入力できれば、情報共有もスムーズですよね。
また、会社への戻り時間が変更になった場合や、急遽予定外の客先へ訪問することになった場合にも、スマートフォンから情報を入力すればＯＫというわけです。

ｅホワイトボード行動予定表「ヒアーズミー」