オフィスのDX化を備品管理からはじめましょう！

DXとは？

DXは、デジタルトランスフォーメーション（デジタル変革）のことです。
元々は、「ITの浸透により人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」ことを表す、
広い意味を持っています。

日本のビジネス分野においては、DXは以下のように定義されます。

企業が、新たなデジタル技術（クラウド、ビッグデータ/アナリティクス、ソーシャル技術など）や
データを活用して、業務プロセスを改善しつつ、
新たな製品やサービス、ビジネスモデルを創出し、競争上の優位性を確立すること。

近年、デジタル技術の発展により、顧客や市場におけるニーズや価値は急激に変化し、
現実社会（リアル）にとどまらず、仮想空間（ネット）上にも広がりを見せています。
目に見えるものだけではなく、目に見えない情報・データにも価値を見出す時代へと変化しているのです。

日本は、世界の先進国の中でも「デジタル後進国」と言われています。
世界的に見ると、すでにDXによりビジネスモデルを抜本的に変革し、
新たなビジネスモデルを生み出して成長を遂げた企業が現れ、
既存ビジネスが破壊される、という事例が起きています。
こうした時代変化に対応するために、これまで企業が蓄積してきたデータを存分に活用できるよう、
DXに取り組んでいく必要があるのです。

DXとIT化の違い

DXは、デジタル技術により企業活動や職場環境、製品・サービスの質を向上させるための
取り組みのことを言います。
IT化は、何かの作業をデジタル化することです。
つまり、IT化はDXを実現するための手段の１つなのです。

例えば、社内にこまごまとある備品や消耗品の管理について考えてみます。
文房具やファイル、印刷用紙、日用品、食品などもあるかもしれません。それが社内のあちこちに点在しています。
これまでエクセルや帳簿で在庫管理をしていたものの、いつの間にか在庫がなくなっていて使いたい時に困ったり、
手作業で出庫数を集計して実際の在庫とあっているか確認したり…
このような運用だと、管理にかなりの工数を要すると思います。
そこで、これらの備品を管理するシステムを導入することにします。

このうち、「備品の管理工数を削減する」ためのDXとして、
「備品管理システムを導入する」というIT化を実施するわけです。

DXの第一歩に、身近な業務をIT化してみる

ITにあまり精通しておらず、DXどころか何かのシステムを１つ導入するのも大変そう…
そんな企業も多いかと思います。
必ずしも、情報システム部門があったり、ITに強い社員がいるわけではありません。
そのような企業では、まずは何か１つ、アナログで実施している業務をIT化してみてはいかがでしょうか？

DXで重要となるのは、新たなビジネスを創出するために、これまで積み重ねてきたデータを活用することです。
ビジネスで鍵となるデータを取り扱う業務は、
しっかりと将来を見据えたビジネス戦略を計画したうえでシステムを導入すべきです。

とはいえ、その戦略を待っていてはいつまでたってもDXの第一歩は踏み出せません。
逆に、何らかのシステムを導入してみることで、ビジネス戦略を立てる上で、
導入工数や業務改善例として良い参考にでき、導入できた実績が自信となって、
さらなる一歩を踏み出しやすくなるでしょう。

備品管理システムとは

これからDXを進めていくための第一歩として、何かITサービスを導入したい。
そんな場合は、まずは身近な課題を解消するシステムを導入してみましょう。

例えば、先ほども例に挙げた備品管理。
文房具、ファイル、記録メディア、印刷用紙、防災備蓄品など、
社内に意外とたくさんある備品や消耗品の管理にお困りではないでしょうか？

• いつの間にか在庫がなくなっている
• 在庫数が合わなくなる
• 棚卸しに時間がかかる
• 防災備蓄品などの期限が切れてしまい、大量に廃棄になってしまった

など、これらにお心当たりはありませんでしょうか？

このような課題は、備品管理システムを導入し、作業をIT化して解決しましょう！

備品管理システムで解決できること

備品管理システムには、これまで悩みの種だった課題を解決してくれる便利な機能が搭載されています。
備品管理システムといっても様々ありますが、多くの場合は以下のような機能を備えています。

各種備品の一括管理
社内の様々な備品を１つのシステムで分類しながら一括で管理できます。

在庫数の自動集計
入庫、出庫の操作に応じて在庫数を集計するので、在庫状況が一目でわかります。

在庫不足通知
在庫数が少なくなってきたらお知らせしてくれるので、在庫切れになる前に補充できます。

操作履歴の保存
入出庫の頻度がわかるので、それに応じて在庫調整ができます。
無駄な入出庫が発生していないか監視できます。

備品データ一括エクスポート
棚卸し作業に活用でき、作業時間を削減できます。

新しいシステムを導入するのは、最初の設定や、手順に慣れるまでが大変かもしれません。
ですが、いったん運用が定着してしまえば、これまで抱えていた課題がスッキリ解決でき、
結果的に日々の作業工数の削減にもつながります。

さらに、クラウドを利用したシステムなら、すでにインストールされたシステムにアクセスするだけで利用でき、
導入・運用がとてもラクなのでおススメです！

オフィス備品管理 イーストック

最後に、気軽に始められる備品管理システムとして
「オフィス備品在庫管理 イーストック」をご紹介します。
イーストックなら、月額3,300円(税込)で、利用ユーザー数無制限で200アイテムまでの備品・消耗品を管理できます。

最大のポイントは、備品や消耗品についているバーコードで在庫管理できることです。
バーコードを読み取って、あっという間に入出庫することができます。
もちろん、バーコードが付いていないものでも問題なく管理できます。

イーストックは、１か月間無料トライアルが可能です。
導入から運用までしっかりサポートするので、安心してご利用いただけます。

製品の詳細は、ホームページをご覧ください。
オフィス備品在庫管理 イーストック